NOUVEAUTE : Informez vos collaborateurs des raisons d’une modification d’une réunion

Encore une nouveauté sur Google Agenda…

Vous avez désormais la possibilité d’informer vos collaborateurs sur les raisons d’une modification ou d’une suppression d’une réunion.
Je ne sais pas pour vous, mais personnellement j’aime bien comprendre pourquoi la tenue du réunion est modifiée, voire annulée 😉

Bon OK, il était déjà possible de le faire :

– Via l’ajout d’un texte dans la partie DESCRIPTION…

description

La description était visible dans le mail reçu suite aux modifications.

Vue_Description

Mais, sincèrement, combien d’entre vous ont pris la peine de saisir une brève description à l’attention de vos chers collègues…

Cette nouvelle fonctionnalité, simple en soit, vous propose de saisir un message juste avant l’envoi de vos modifications : Pour le coup, on se sent un peu obligé d’y saisir un petit texte… et c’est tant mieux 😉

Video_Raison

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Connectez-vous à Calendar
– Ouvrez la réunion concernée afin d’en afficher le détail
– Appliquez vos modifications (Exemple : Date, Heure, Lieu…)
– Cliquez sur « Enregistrer »
– Saisissez un texte expliquant les raisons de ce changement

Texte_Raison

– Cliquez sur « Envoyer »

Votre message sera alors envoyé à tous les participants et sera visible dans le descriptif de l’événement.

Notif_Raison.png

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Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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New Tip: Enable and use GMail’s Snooze option

GMail’s SNOOZE option allows you to temporarily remove emails from your inbox (visually) by putting them on hold.

These will reappear in your inbox once the timeout has been reached.

This option is materialized by the clock icon :

Snooze

Click the clock icon and set the hold time:

Snooze_Tima.png

However, this option is displayed if the Conversation view is on!

To activate conversation view:

  • Gmail setting
  • General Tab – « Conversation view » Topic

Conversation

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Project Manager and Trainer Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi

ASTUCE : Activer et utiliser l’option Snooze de GMail

L’option SNOOZE de GMail permet de supprimer temporairement de votre boîte de réception (de manière visuelle) des emails en les mettant en attente.

Ceux-ci réapparaîtront dans votre boîte de réception une fois le délai atteint.

Cette option est matérialisée par l’icône en forme d’horloge :

Snooze

Cliquez sur l’horloge et paramétrez le délai de mise en attente :

Snooze_Param

Toutefois, cette option n’est active que si le mode « Conversation » est activé !

Pour activer le mode conversation :

  • Paramètre de Gmail (Roue crantée)
  • Onglet Général – Rubrique « Mode Conversation »

Conversation

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

The new GMail tested for you!

I activated today the new version of Google GMail. It was difficult to resist as the communication around the event was so important 😉

I must admit that my first day of use is quite conclusive.

Just to let you benefit from it, here is a small overview of the new features.

1 – Let’s start with the activation of new features

Click on the GMail parameter (Wheel)
Click on « Try the new email version ».

Note: This feature may not be active yet as deployment begins.

2 – Display mode

Three display modes are available for activation:

By default: this one has the advantage of presented under the mails the attachments for a direct access.

Aff_Par_Defaut

Normal

Aff_Normal

Compact (Condensed lines)

Aff_Compact

3 – New Message

The button to create a new message has been changed.

New_Msg

4 – Label bar

It is now possible to reduce the left menu containing your labels (Click the first icon also called Hamburger).

Barre_G1

The goal is to free up space for the content of emails.

Barre_G2

5 – Business Card

When you put your mouse over the name of the sender of an email, a business card appears. You quickly visualize the information relating to your interlocutor (on condition of course that this one made the step to fill them): Function, Email, Telephone.

You can also add it directly to your contacts, send it an email, schedule an event (Agenda), send it a message (Chat).

Carte

6 – Direct access to attachments

The « Default » display mode shows the attachments under each email. Once again, the goal is to save time: no need to open an email to access attachments.

Pieces_Jointes

Quick access to Google AGENDA, Google KEEP, TASKS

Barre_Appli

At the top right, you have the possibility to quickly access :

Your agenda: Allows you to view your appointments day by day
Your notes (Keep) : Allows you to interact with your notes
Tasks: This feature allows you to quickly create a task (and sub-task) for a given date.

Keep   Agenda

Taches

7 – Perform actions directly on an email

By moving your mouse over an email, you activate 4 functions: Archive, Delete, Mark as read or not read, Put on hold.

Barre_Mail

This last « Snooze » feature is very innovative: Putting an email on hold for later processing consists in repositioning it at a later date. Thus the mail disappears from your inbox (and visually frees up space) and will only appear again at the defined time.

Snooze

Rest assured, you can retrieve this email at any time without waiting for the waiting period in a specific label (Snooze).

8 – The visual of the Drag & Drop has been changed

GlisserDeposer

9 – Suggestions

Google uses more and more Artificial Intelligence to help you in your daily work. The goal: to be always more reactive, more efficient.

This is how at the bottom of your mail, Gmail offers standard replies according to your usage in order to generate a reply mail.

Proposition

10 – I will end this article by quoting you the innovations which I preferred :

The reductible menu,
Direct access to Calendar – Keep – Tasks,
Direct viewing of attachments.
I look forward to testing the possibility of sending « confidential » mails: mails that are destroyed after a defined period of time, that cannot be copied, printed or transferred.

So I say to you: See you soon 😉

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Le Nouveau GMail testé pour vous !

J’ai activé ce jour la nouvelle version de Google GMail. Difficile de résister tant la communication autour de l’événement était importante 😉

Je dois avouer que ma première journée d’utilisation est plutôt concluante.

Histoire de vous en faire bénéficier, voici un petit tour d’horizon des nouvelles fonctionnalités.

1 – Commençons par l’activation des nouveautés

– Cliquer sur les paramètre GMail (Roue crantée)
– Cliquer sur « Essayez la nouvelle version de messagerie »

A Noter : Il est possible que cette fonctionnalité ne soit pas encore active car le déploiement débute.

2 – Le mode d’affichage

Trois modes d’affichage sont proposés à l’activation :

Par défaut : celui-ci à l’avantage de présenté sous les mails les pièces jointes pour un accès direct.

Aff_Par_Defaut.pngNormal

Aff_Normal.png
Compact (Lignes condensées)

Aff_Compact.png

3 – Nouveau Message

Le bouton pour créer un nouveau message a subi un léger « Relooking ».

New_Msg.png

4 – Barre de libellés

Il est désormais possible de réduire le menu de gauche contenant vos libelles (Cliquer la première icone appelée aussi Hamburger).

Barre_G1.png
Le but étant de libérer de la place au profit du contenu des mails.

Barre_G2.png

5 – Carte de Visite

Lorsque vous positionnez votre souris sur le nom de l’expéditeur d’un mail, une carte de visite apparaît. Vous visualisez rapidement les informations relatives à votre interlocuteur (à condition bien entendu que celui-ci ai fait la démarche de les remplir) : Fonction, Email, Téléphone.

Vous pouvez aussi directement l’ajouter à vos contacts, lui envoyer un mail, planifier un événement (Agenda), lui envoyer un message (Chat).

Carte.png

6 – Accès direct aux pièces jointes

Le mode affichage « Par défaut » présente les pièces jointes sous chacun des mails. Une fois de plus, le but recherché est le gain de temps : Plus besoin d’ouvrir un mail pour accéder aux pièces jointes.

Pieces_Jointes.png

Accès rapide à Google AGENDA, Google KEEP,  TASKS

Barre_Appli.png

En haut à droite, vous avez la possibilité d’accéder rapidement à :

Votre agenda : Permet de visualiser vos rendez-vous jour par jour
A vos notes (Keep) : Permet d’interagir avec vos notes
A vos tâches (Tasks) : Cette fonctionnalité permet de créer rapidement une tâches (et sous tâches) pour une date donnée.

Agenda

Keep

Taches.png

7 – Réaliser des actions directement sur un mail

En passant votre souris sur un mail, vous activez 4 fonctionnalités : Archiver, Supprimer, Marquer comme lu ou non lu, Mettre en attente.

Barre_Mail.png
Cette dernière fonctionnalité « Snooze » est très innovante : Mettre en attente un mail pour le traiter ultérieurement consiste à le repositionner à une date ultérieure. Ainsi le mail disparaît de votre boîte de réception (et libère visuellement de la place) et n’apparaîtra à nouveau qu’au moment défini.

Snooze.png

Rassurez-vous, vous pouvez récupérer à tout moment ce mail sans attendre le délai d’attente dans un libellé spécifique (Snooze).

8 – Le visuel du Glisser/Déposer à été relooké

GlisserDeposer.png

9 – Les Suggestions

Google utilise de plus en plus l’intelligence Artificielle afin de vous aider dans votre travail au quotidien. Le but : être toujours plus réactif, plus performant.

C’est ainsi qu’en bas de votre mail, Gmail vos propose des réponses types en fonction de vos usages afin de générer un mail de réponse.

Proposition.png

10 – Je terminerai cet article en vous citant les nouveautés que j’ai préféré :

  • Le menu réductible,
  • L’accès direct à Calendar – Keep – Tasks,
  • La visualisation directe des pièces jointes.

J’attends avec impatience la possibilité de tester l’envoi de mails « confidentiels » : qui se détruisent après un délai défini, qui ne peuvent être ni copiés, ni imprimés, ni transférés.

Je vous dis donc : A Bientôt 😉

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NOUVEAUTE : Les sauts de page sous Google Sheets

Décidemment, ces derniers jours les nouveautés sous Google Sheets se suivent et ne se ressemblent pas… Et c’est tant mieux pour le plus grand bonheur des utilisateurs.

Même si la tendance actuelle est de moins imprimer que par le passé, il est vrai que la mise en page des éditions sous Sheets était très sommaire.

Il est désormais possible de définir des sauts de page au sein des fichiers Google Sheets.

Saut_de_Page.gif

Détaillons ci-dessous cette nouvelle fonctionnalité

– Ouvrez un document Sheets
– Sélectionner le Menu « Fichier » / « Imprimer » (CTRL+P)
– Activer la personnalisation des sauts de page si elle est désactivée puis cliquer sur « MODIFIER »

Saut_de_Page.png

– Votre document est présenté à l’écran entouré de TRAITS BLEUS

Exemple_Saut.png
– Déplacer à l’aide de la souris ces traits afin de modifier les sauts de page
– Cliquer sur « Confirmer les sauts de page » (afin de les enregistrer)

Confirmer.png
– Cliquer sur « ANNULER » pour revenir à votre document ou sur « SUIVANT » pour lancer l’impression

Annuler_Suivant.png

A noter que les sauts de page sont mémorisés afin que votre document s’imprime à chaque fois tel que vous l’aviez décidé.

 

Je profite de cet article pour vous rappeler les autres options liées à la mise en page de vos impressions sous Sheets :

– Définition de la zone d’impression

Zone_Imp

– Format du Papier

Format_1.png

Format_2.png

– Orientation de la page

Orientation.png

– L’Echelle (Qui sera modifié en fonction des sauts de page définis)

Echelle.png

– Les marges

Marge.png

– La mise en forme

MiseEnForme.png

– Les entêtes et les pieds de page

Entete_Pied.png

A noter : vous pouvez personnaliser vos propres libellés en cliquant sur « MODIFIER LES CHAMPS »

Entete_Pied_2.png

– Les entêtes de ligne et de colonne

Ligne_Colonne.png

La mise en forme des impressions n’a désormais plus de secret pour vous.

A vous de jouer 😉

Have fun !

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NOUVEAUTE : Cases à cocher sous Google Sheets

Il est désormais possible d’utiliser des CASES A COCHER au sein des cellules de Google Sheets.

Comment faire ?

Cases a cocher

  • Ouvrez un document Sheets
  • Sélection la ou les cellules concernées par l’insertion de cases à cocher
  • Menu « Insertion » / « Case à cocher »

Case a cocher

Have fun !

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