NOUVEAUTE : Utilisation de Google Drive dans Google Plus

Une petite nouveauté quasi passée sous silence !

Il est désormais possible de joindre un document de notre Drive dans un post Google+.
Dommage que les autres fonctionnalités (Photos, Lieu…) se désactivent si on utilise la fonctionnalité Drive !

Toutefois, soyez prudent avec cette nouvelle fonctionnalité car lorsque vous publiez un de vos fichiers Drive sur Google+, tous les utilisateurs autorisés à voir votre post pourront afficher l’aperçu et le titre du fichier Drive. Et ce, même s’ils ne possèdent pas les droits pour accéder aux fichiers en question.

Vigilance donc !

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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ASTUCE : Les Tableaux de bord d’activités

Cette fonctionnalité est active depuis Mars 2018.

Vous avez probablement déjà vu cette PopUp vous précisant que désormais les collaborateurs en modification sur un document (Docs, Sheets, Slides) pourront voir votre activité.

Mais de quoi s’agit-il ?

C’est une fonctionnalité qui :

– Récapitule les collaborateurs ayant accès au fichier (Partage)
– Permet aux utilisateurs ayant un droit de modification de voir qui a consulté le fichier
– Présente une tendance du nombre de consultations du document sur une période définie.

Onglet  2

Onglet 3

Comment y accéder ?

C’est très simple :

– Ouvrez un document de type Docs, Sheets ou Slides
– Menu « Outils », « Tableau de bord des activités »

Le tableau de bord des activités n’est pas destiné à surveiller l’activité d’un utilisateur (surtout pas) mais permet de collaborer plus efficacement.

Vous pouvez par exemple vérifier qu’un document a bien été consulté par tous vos collaborateurs conformément à votre demande et relancer par mail directement ceux qui ne l’ont pas encore fait.

Les utilisateurs peuvent toujours choisir d’exclure leurs données d’affichage individuelles du tableau de bord d’activité via leurs paramètres de confidentialité personnels.
Des informations complémentaires : https://support.google.com/docs/answer/7378739

Pour information, l’accès au tableau de bord des activités n’est disponible uniquement que pour les éditions G Suite Business, Enterprise, Education et Nonprofit.

Il ne tient qu’à vous d’être plus Collaboratif 😉

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

NOUVEAUTE : Vers une meilleure gestion des Drives d’équipe (Team Drive)

Un Drive d’équipe (Google Team Drive) est un espace partagé où l’équipe toute entière peut facilement travailler sur les fichiers.

Il est d’ailleurs courant et très pratique de créer un Drive d’équipe dans le cadre d’un projet.

Contrairement aux fichiers de notre Drive, les fichiers d’un Drive d’équipe appartiennent à une équipe, et non à une personne. Principal avantage : Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l’équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler.

A noter, les Drive d’équipe sont disponibles pour G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite Education.

Il existait à ce jour 4 rôles :

– Accès complet
– Accès en modification
– Commentaire autorisé
– Consultation autorisée

En Octobre 2018, un nouveau rôle sera ajouté (Gestionnaire de contenu) et l’ensemble des rôles existants seront renommés :

– Administrateur (anciennement « Accès complet »)
– Gestionnaire de contenu (nouveau rôle attribué par défaut aux nouveaux membres d’un Drive d’équipe : modification, réorganisation et suppression du contenu, mais pas de modification des appartenances à un Drive d’équipe)
– Contributeur (anciennement « Accès en modification »)
– Commentateur (anciennement « Commentaire autorisé »)
– Lecteur (anciennement « Consultation autorisée »)

En conséquence, les nouveaux membres d’un Drive d’équipe posséderont par défaut le rôle « Gestionnaire de contenu » et non plus « Accès complet ».

Vivement Octobre 😉

Have Fun !

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ASTUCE : Les Signets sous Google DOCS

Une petite astuce bien utile pour rendre vos documents Google DOCS plus aboutis : L’utilisation des signets.

Les signets sont des liens internes au document qui facilitent la navigation au sein de celui-ci.

Comment placer un signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Placez votre curseur où vous souhaitez insérer un signet
– Sélectionnez le Menu « Insertion », « Signet »
– Un signet apparaît devant le texte

Comment faire référence au signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Sélectionner un texte à relier à un signet préalablement défini
– Sélectionner le Menu « Insertion », « Lien »
– Une fenêtre s’affiche : Choisissez « Favoris » afin d’avoir accès à la liste de vos signets
– Sélectionner le signet pour lequel il faut créer un lien
– Cliquez sur « Appliquer »

– Un lien est généré à partir du texte sélectionné (Souligné, en bleu)

Comment supprimer un lien ou un signet ?

Cliquez sur le lien ou le signet et appuyez sur « Supprimer ».

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

NOUVEAUTE : GMail – Proposer un nouvel horaire de réunion

J’ai tendance à dire que les nouveautés Google se suivent et ne se ressemblent pas…

J’ajouterai cette fois-ci que cette nouvelle fonctionnalité était TRES ATTENDUE 😉

Vous l’aurez compris en lisant le titre, il est désormais possible de proposer un nouvel horaire pour le tenue d’une réunion à laquelle vous êtes invité.

– Ouvrez votre Agenda
– Cliquez une fois sur la demande de réunion concernée
– Cliquez sur la fléche en bas à droite (à côté de OUI NON PEUT-ETRE)
– Sélectionner « Proposer une autre heure »

– Modifier l’heure de la réunion. A noter qu’il est toutefois possible de modifier aussi le jour.
– Validez votre choix en cliquant sur « Valider votre proposition »
– Un mail est envoyé à l’organisateur de la réunion pour acceptation, ou pas 😉

En terme de visuel :

– Sur l’agenda de l’organisateur : une petite montre a été ajoutée et dans le détail la proposition est affichée.

– Sur votre agenda, le RDV est hachuré et le détail montre la proposition en attente.

A vous de tester !

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Envoyer des mails confidentiels avec GMail

Google expérimente une nouvelle fonctionnalité : l’envoi de mails confidentiels.

Cette dernière est disponible sur les comptes GMail personnels ce qui est surprenant car  il s’agit d’un cas d’usage bien plus intéressant pour les entreprises ! Il vous faudra patienter un peu si vous voulez l’utilisez avec vos collègues, fournisseurs…

Un email confidentiel a pour objectif de protéger les informations qui y sont contenues, ces dernières étant jugées sensibles.

L’email confidentiel n’est pas stocké en l’état dans la messagerie du destinataire mais sur les serveurs de Google.

Le destinataire ne pourra y accéder qu’en cliquant sur le lien fourni et ce durant le laps imparti.

Un email confidentiel ne peut pas être transféré, copié/collé, téléchargé ou imprimé.

Il est possible d’activer l’utilisation d’un code secret transmis par SMS pour sécuriser un peu plus l’accès à l’email.

– Ouvrez votre messagerie GMail
– Cliquez sur « Nouveau Message »
– Saisissez votre email
– En bas à droite, cliquez sur « Activer le mode confidentiel »
– Déterminez une date d’expiration

– Option : Sélectionnez l’utilisation d’un code secret via SMS : un numéro de portable vous sera alors demandé au moment de l’envoi !

Le destinataire recevra un mail de ce type :

Si l’utilisation d’un code secret a été demandée, une fenêtre de ce type lui sera affichée :

Sans être « parano », je pense que cette fonctionnalité peut répondre à des cas d’usages en entreprise.

Il s’agit d’une première étape dans la sécurisation des échanges par mail mais nous ne pourrons jamais empêcher les utilisateurs malveillants de copier votre mail par un moyen détourné comme la copie d’écran, la photo via le smartphone…

Have fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

 

 

ASTUCE : Gérer des échelles différentes dans vos graphiques sous Google SHEETS

Il arrive parfois que l’on affiche sur un même graphique des données qui, certes font référence à un même sujet, mais qui n’ont aucun lien et surtout des proportions complètement différentes.

Comment améliorer la lisibilité du graphique ?

Tout simplement en affichant de chaque côté du graphique les échelles respectives.

Prenons un exemple qui n’a d’autre intérêt que la compréhension de cette astuce 😉

• Pour chaque mois de l’année
• Nous disposons d’un nombre d’heures et d’utilisateurs.

Voici le résultat attendu : Un même graphique, 2 échelles différentes.

Manipulation :

• Clic droit sur le Graphique
• Sélectionner le menu « Série » puis une de vos séries (Exemple : Heures)
• Changer la position de l’axe : « Gauche »

• Vous disposez désormais de deux échelles distinctes ce qui facilite la lecture des valeurs (Plus besoin d’afficher les valeurs comme je l’ai fait sur l’exemple)

Have Fun !

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