NOUVEAUTE : Le panneau latéral d’accès rapide de GMail se propage aux autres applications de la suite !

Souvenez-vous, fin avril, je publiai un article relatif aux nouveautés de GMail :

L’article est ici !

L’une d’entre elles concernée le panneau latéral d’accès rapide (positionné à droite) permettant d’un simple clic d’accéder à :

– Agenda (Consultation, modification… de vos RDV)
– Keep (Prise de notes, création de listes…)
– Tasks (Gestion des tâches à accomplir)

Panneau_Lateral

Aujourd’hui, Google étend cette fonctionnalité, de manière logique, à ces principales applications : Docs, Sheets, Slides, Drawings.

L’objectif principal : « Travailler toujours plus efficacement au sein de la suite Google grâce à une parfaite interaction de ses différentes applications ».

Toutes les éditions de GSuite (et donc tous les utilisateurs) sont concernées par cette mise à jour.

En conclusion :

A partir de GMail, Docs, Sheets, Slides, Drawings : vous avez accès rapidement à Agenda, Keep et Tasks.
A partir de Agenda : vous avez accès rapidement à Keep et Tasks.

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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NOUVEAUTE : Utilisation de Google Drive dans Google Plus

Une petite nouveauté quasi passée sous silence !

Il est désormais possible de joindre un document de notre Drive dans un post Google+.
Dommage que les autres fonctionnalités (Photos, Lieu…) se désactivent si on utilise la fonctionnalité Drive !

Drive_G+.png

Toutefois, soyez prudent avec cette nouvelle fonctionnalité car lorsque vous publiez un de vos fichiers Drive sur Google+, tous les utilisateurs autorisés à voir votre post pourront afficher l’aperçu et le titre du fichier Drive. Et ce, même s’ils ne possèdent pas les droits pour accéder aux fichiers en question.

Vigilance donc !

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

ASTUCE : Les Tableaux de bord d’activités

Cette fonctionnalité est active depuis Mars 2018.

Vous avez probablement déjà vu cette PopUp vous précisant que désormais les collaborateurs en modification sur un document (Docs, Sheets, Slides) pourront voir votre activité.

Privacy

Mais de quoi s’agit-il ?

C’est une fonctionnalité qui :

– Récapitule les collaborateurs ayant accès au fichier (Partage)
– Permet aux utilisateurs ayant un droit de modification de voir qui a consulté le fichier
– Présente une tendance du nombre de consultations du document sur une période définie.

Act1

Onglet  2

Act2.png

Onglet 3

Comment y accéder ?

C’est très simple :

– Ouvrez un document de type Docs, Sheets ou Slides
– Menu « Outils », « Tableau de bord des activités »

Menu Act.png

Le tableau de bord des activités n’est pas destiné à surveiller l’activité d’un utilisateur (surtout pas) mais permet de collaborer plus efficacement.

Vous pouvez par exemple vérifier qu’un document a bien été consulté par tous vos collaborateurs conformément à votre demande et relancer par mail directement ceux qui ne l’ont pas encore fait.

Project proposal - Google Docs - Edited

Les utilisateurs peuvent toujours choisir d’exclure leurs données d’affichage individuelles du tableau de bord d’activité via leurs paramètres de confidentialité personnels.
Des informations complémentaires : https://support.google.com/docs/answer/7378739

Droits_Activité.png

Pour information, l’accès au tableau de bord des activités n’est disponible uniquement que pour les éditions G Suite Business, Enterprise, Education et Nonprofit.

Il ne tient qu’à vous d’être plus Collaboratif 😉

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Vers une meilleure gestion des Drives d’équipe (Team Drive)

GSuite

Un Drive d’équipe (Google Team Drive) est un espace partagé où l’équipe toute entière peut facilement travailler sur les fichiers.

Il est d’ailleurs courant et très pratique de créer un Drive d’équipe dans le cadre d’un projet.

Contrairement aux fichiers de notre Drive, les fichiers d’un Drive d’équipe appartiennent à une équipe, et non à une personne. Principal avantage : Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l’équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler.

A noter, les Drive d’équipe sont disponibles pour G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite Education.

Il existait à ce jour 4 rôles :

– Accès complet
– Accès en modification
– Commentaire autorisé
– Consultation autorisée

En Octobre 2018, un nouveau rôle sera ajouté (Gestionnaire de contenu) et l’ensemble des rôles existants seront renommés :

– Administrateur (anciennement « Accès complet »)
– Gestionnaire de contenu (nouveau rôle attribué par défaut aux nouveaux membres d’un Drive d’équipe : modification, réorganisation et suppression du contenu, mais pas de modification des appartenances à un Drive d’équipe)
– Contributeur (anciennement « Accès en modification »)
– Commentateur (anciennement « Commentaire autorisé »)
– Lecteur (anciennement « Consultation autorisée »)

En conséquence, les nouveaux membres d’un Drive d’équipe posséderont par défaut le rôle « Gestionnaire de contenu » et non plus « Accès complet ».

Vivement Octobre 😉

Have Fun !

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ASTUCE : Les Signets sous Google DOCS

GSuite.png

Une petite astuce bien utile pour rendre vos documents Google DOCS plus aboutis : L’utilisation des signets.

Les signets sont des liens internes au document qui facilitent la navigation au sein de celui-ci.

Comment placer un signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Placez votre curseur où vous souhaitez insérer un signet
– Sélectionnez le Menu « Insertion », « Signet »
– Un signet apparaît devant le texte
Signet_1.png
Comment faire référence au signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Sélectionner un texte à relier à un signet préalablement défini
– Sélectionner le Menu « Insertion », « Lien »
– Une fenêtre s’affiche : Choisissez « Favoris » afin d’avoir accès à la liste de vos signets
– Sélectionner le signet pour lequel il faut créer un lien
– Cliquez sur « Appliquer »

Signet_2

– Un lien est généré à partir du texte sélectionné (Souligné, en bleu)

Comment supprimer un lien ou un signet ?

Cliquez sur le lien ou le signet et appuyez sur « Supprimer ».

Signet_3.png

Have Fun !

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NOUVEAUTE : GMail – Proposer un nouvel horaire de réunion

J’ai tendance à dire que les nouveautés Google se suivent et ne se ressemblent pas…

J’ajouterai cette fois-ci que cette nouvelle fonctionnalité était TRES ATTENDUE 😉

Vous l’aurez compris en lisant le titre, il est désormais possible de proposer un nouvel horaire pour le tenue d’une réunion à laquelle vous êtes invité.

Proposition_Horaire

– Ouvrez votre Agenda
– Cliquez une fois sur la demande de réunion concernée
– Cliquez sur la fléche en bas à droite (à côté de OUI NON PEUT-ETRE)
– Sélectionner « Proposer une autre heure »

Proposer

– Modifier l’heure de la réunion. A noter qu’il est toutefois possible de modifier aussi le jour.
– Validez votre choix en cliquant sur « Valider votre proposition »
– Un mail est envoyé à l’organisateur de la réunion pour acceptation, ou pas 😉

Notification

En terme de visuel :

Sur l’agenda de l’organisateur : une petite montre a été ajoutée et dans le détail la proposition est affichée.

Agenda_ORG
Agenda-ORG-1.png
Sur votre agenda, le RDV est hachuré et le détail montre la proposition en attente.

Agenda_Collab
Agenda-Collab-1.png
A vous de tester !

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Envoyer des mails confidentiels avec GMail

Google expérimente une nouvelle fonctionnalité : l’envoi de mails confidentiels.

Cette dernière est disponible sur les comptes GMail personnels ce qui est surprenant car  il s’agit d’un cas d’usage bien plus intéressant pour les entreprises ! Il vous faudra patienter un peu si vous voulez l’utilisez avec vos collègues, fournisseurs…

Un email confidentiel a pour objectif de protéger les informations qui y sont contenues, ces dernières étant jugées sensibles.

L’email confidentiel n’est pas stocké en l’état dans la messagerie du destinataire mais sur les serveurs de Google.

Le destinataire ne pourra y accéder qu’en cliquant sur le lien fourni et ce durant le laps imparti.

Un email confidentiel ne peut pas être transféré, copié/collé, téléchargé ou imprimé.

Il est possible d’activer l’utilisation d’un code secret transmis par SMS pour sécuriser un peu plus l’accès à l’email.

Mail_Confidentiel.gif

– Ouvrez votre messagerie GMail
– Cliquez sur « Nouveau Message »
– Saisissez votre email
– En bas à droite, cliquez sur « Activer le mode confidentiel »
– Déterminez une date d’expiration

MC_1.png
Option : Sélectionnez l’utilisation d’un code secret via SMS : un numéro de portable vous sera alors demandé au moment de l’envoi !

MC_2.png

Le destinataire recevra un mail de ce type :

MC-3.png

Si l’utilisation d’un code secret a été demandée, une fenêtre de ce type lui sera affichée :

MC_4

MC_5.png

Sans être « parano », je pense que cette fonctionnalité peut répondre à des cas d’usages en entreprise.

Il s’agit d’une première étape dans la sécurisation des échanges par mail mais nous ne pourrons jamais empêcher les utilisateurs malveillants de copier votre mail par un moyen détourné comme la copie d’écran, la photo via le smartphone

Have fun !

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