NOUVEAUTE : Envoyer des mails confidentiels avec GMail

Google expérimente une nouvelle fonctionnalité : l’envoi de mails confidentiels.

Cette dernière est disponible sur les comptes GMail personnels ce qui est surprenant car  il s’agit d’un cas d’usage bien plus intéressant pour les entreprises ! Il vous faudra patienter un peu si vous voulez l’utilisez avec vos collègues, fournisseurs…

Un email confidentiel a pour objectif de protéger les informations qui y sont contenues, ces dernières étant jugées sensibles.

L’email confidentiel n’est pas stocké en l’état dans la messagerie du destinataire mais sur les serveurs de Google.

Le destinataire ne pourra y accéder qu’en cliquant sur le lien fourni et ce durant le laps imparti.

Un email confidentiel ne peut pas être transféré, copié/collé, téléchargé ou imprimé.

Il est possible d’activer l’utilisation d’un code secret transmis par SMS pour sécuriser un peu plus l’accès à l’email.

Mail_Confidentiel.gif

– Ouvrez votre messagerie GMail
– Cliquez sur « Nouveau Message »
– Saisissez votre email
– En bas à droite, cliquez sur « Activer le mode confidentiel »
– Déterminez une date d’expiration

MC_1.png
Option : Sélectionnez l’utilisation d’un code secret via SMS : un numéro de portable vous sera alors demandé au moment de l’envoi !

MC_2.png

Le destinataire recevra un mail de ce type :

MC-3.png

Si l’utilisation d’un code secret a été demandée, une fenêtre de ce type lui sera affichée :

MC_4

MC_5.png

Sans être « parano », je pense que cette fonctionnalité peut répondre à des cas d’usages en entreprise.

Il s’agit d’une première étape dans la sécurisation des échanges par mail mais nous ne pourrons jamais empêcher les utilisateurs malveillants de copier votre mail par un moyen détourné comme la copie d’écran, la photo via le smartphone

Have fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

 

 

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ASTUCE : Gérer des échelles différentes dans vos graphiques sous Google SHEETS

Il arrive parfois que l’on affiche sur un même graphique des données qui, certes font référence à un même sujet, mais qui n’ont aucun lien et surtout des proportions complètement différentes.

Comment améliorer la lisibilité du graphique ?

Tout simplement en affichant de chaque côté du graphique les échelles respectives.

Video_Echelles

Prenons un exemple qui n’a d’autre intérêt que la compréhension de cette astuce 😉

  • Pour chaque mois de l’année
  • Nous disposons d’un nombre d’heures et d’utilisateurs.

Astuce_Donnees

Voici le résultat attendu : Un même graphique, 2 échelles différentes.

Graph_2_Echelles

Manipulation :

  • Clic droit sur le Graphique
  • Sélectionner le menu « Série » puis une de vos séries (Exemple : Heures)
  • Changer la position de l’axe : « Gauche »

Axe

  • Vous disposez désormais de deux échelles distinctes ce qui facilite la lecture des valeurs (Plus besoin d’afficher les valeurs comme je l’ai fait sur l’exemple)

Have Fun !

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NOUVEAUTE – Proposition de filtres automatiques sous Google DRIVE

Une petite nouveauté bien sympathique qui vous aidera à être encore plus productif et efficace 😉
Vive l’intelligence artificielle !

La zone de recherche du DRIVE, vous propose des filtres automatiques de 2 types :

Personnalisé : en fonction des contacts avec qui vous collaborez le plus (Intelligence Artificielle)
Fixe : Basé sur la date ou le type de document.

2018-07-25

A vous de tester cette nouvelle fonctionnalité.

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Gestion de vos horaires de travail et de vos absences

Google innove encore et toujours 😉

Cette fois ci c’est Calendar qui voit ses fonctionnalités évoluer.

1 – Gestion de vos absences

Vous pouvez créer un événement de type « Absent du Bureau » pour vos absences de faible durée comme pour vos congés par exemple.
L’intérêt d’utiliser ce type d’événement est que les invitations à des réunions durant votre absence seront automatiquement refusées.
Plutôt COOL non ?

2018-07-16_10h58_27

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Ouvrir Google Agenda
– Créer un évenement de type « Absent du bureau »
– Renseigner la plage horaire et/ou la plage de dates

Absence_1
– Cliquer sur « Enregistrer »
– Valider le récapitulatif présenté

Absence_2

Si une invitation à une réunion vous est envoyée durant cette absence, votre interlocuteur recevra un mail de refus.

Refus

2 – Gestion de vos horaires de travail

Cette fonctionnalité était déjà présente mais ne permettait pas d’appliquer des horaires différents pour chacune des journées. C’est désormais une chose possible !

Horaires_diff

Comment changer mes informations ?

– Ouvrir Google Agenda
– Cliquer sur Paramètre (Roue Crantée)
– Parcourir la page à la recherche de la rubrique « Heures de travail »
– Modifier vos horaires (Pas besoin d’enregistrer, Prise en compte directe)

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Informez vos collaborateurs des raisons d’une modification d’une réunion

Encore une nouveauté sur Google Agenda…

Vous avez désormais la possibilité d’informer vos collaborateurs sur les raisons d’une modification ou d’une suppression d’une réunion.
Je ne sais pas pour vous, mais personnellement j’aime bien comprendre pourquoi la tenue du réunion est modifiée, voire annulée 😉

Bon OK, il était déjà possible de le faire :

– Via l’ajout d’un texte dans la partie DESCRIPTION…

description

La description était visible dans le mail reçu suite aux modifications.

Vue_Description

Mais, sincèrement, combien d’entre vous ont pris la peine de saisir une brève description à l’attention de vos chers collègues…

Cette nouvelle fonctionnalité, simple en soit, vous propose de saisir un message juste avant l’envoi de vos modifications : Pour le coup, on se sent un peu obligé d’y saisir un petit texte… et c’est tant mieux 😉

Video_Raison

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Connectez-vous à Calendar
– Ouvrez la réunion concernée afin d’en afficher le détail
– Appliquez vos modifications (Exemple : Date, Heure, Lieu…)
– Cliquez sur « Enregistrer »
– Saisissez un texte expliquant les raisons de ce changement

Texte_Raison

– Cliquez sur « Envoyer »

Votre message sera alors envoyé à tous les participants et sera visible dans le descriptif de l’événement.

Notif_Raison.png

Have fun !

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ASTUCE : Activer et utiliser l’option Snooze de GMail

L’option SNOOZE de GMail permet de supprimer temporairement de votre boîte de réception (de manière visuelle) des emails en les mettant en attente.

Ceux-ci réapparaîtront dans votre boîte de réception une fois le délai atteint.

Cette option est matérialisée par l’icône en forme d’horloge :

Snooze

Cliquez sur l’horloge et paramétrez le délai de mise en attente :

Snooze_Param

Toutefois, cette option n’est active que si le mode « Conversation » est activé !

Pour activer le mode conversation :

  • Paramètre de Gmail (Roue crantée)
  • Onglet Général – Rubrique « Mode Conversation »

Conversation

Have Fun !

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Le Nouveau GMail testé pour vous !

J’ai activé ce jour la nouvelle version de Google GMail. Difficile de résister tant la communication autour de l’événement était importante 😉

Je dois avouer que ma première journée d’utilisation est plutôt concluante.

Histoire de vous en faire bénéficier, voici un petit tour d’horizon des nouvelles fonctionnalités.

1 – Commençons par l’activation des nouveautés

– Cliquer sur les paramètre GMail (Roue crantée)
– Cliquer sur « Essayez la nouvelle version de messagerie »

A Noter : Il est possible que cette fonctionnalité ne soit pas encore active car le déploiement débute.

2 – Le mode d’affichage

Trois modes d’affichage sont proposés à l’activation :

Par défaut : celui-ci à l’avantage de présenté sous les mails les pièces jointes pour un accès direct.

Aff_Par_Defaut.pngNormal

Aff_Normal.png
Compact (Lignes condensées)

Aff_Compact.png

3 – Nouveau Message

Le bouton pour créer un nouveau message a subi un léger « Relooking ».

New_Msg.png

4 – Barre de libellés

Il est désormais possible de réduire le menu de gauche contenant vos libelles (Cliquer la première icone appelée aussi Hamburger).

Barre_G1.png
Le but étant de libérer de la place au profit du contenu des mails.

Barre_G2.png

5 – Carte de Visite

Lorsque vous positionnez votre souris sur le nom de l’expéditeur d’un mail, une carte de visite apparaît. Vous visualisez rapidement les informations relatives à votre interlocuteur (à condition bien entendu que celui-ci ai fait la démarche de les remplir) : Fonction, Email, Téléphone.

Vous pouvez aussi directement l’ajouter à vos contacts, lui envoyer un mail, planifier un événement (Agenda), lui envoyer un message (Chat).

Carte.png

6 – Accès direct aux pièces jointes

Le mode affichage « Par défaut » présente les pièces jointes sous chacun des mails. Une fois de plus, le but recherché est le gain de temps : Plus besoin d’ouvrir un mail pour accéder aux pièces jointes.

Pieces_Jointes.png

Accès rapide à Google AGENDA, Google KEEP,  TASKS

Barre_Appli.png

En haut à droite, vous avez la possibilité d’accéder rapidement à :

Votre agenda : Permet de visualiser vos rendez-vous jour par jour
A vos notes (Keep) : Permet d’interagir avec vos notes
A vos tâches (Tasks) : Cette fonctionnalité permet de créer rapidement une tâches (et sous tâches) pour une date donnée.

Agenda

Keep

Taches.png

7 – Réaliser des actions directement sur un mail

En passant votre souris sur un mail, vous activez 4 fonctionnalités : Archiver, Supprimer, Marquer comme lu ou non lu, Mettre en attente.

Barre_Mail.png
Cette dernière fonctionnalité « Snooze » est très innovante : Mettre en attente un mail pour le traiter ultérieurement consiste à le repositionner à une date ultérieure. Ainsi le mail disparaît de votre boîte de réception (et libère visuellement de la place) et n’apparaîtra à nouveau qu’au moment défini.

Snooze.png

Rassurez-vous, vous pouvez récupérer à tout moment ce mail sans attendre le délai d’attente dans un libellé spécifique (Snooze).

8 – Le visuel du Glisser/Déposer à été relooké

GlisserDeposer.png

9 – Les Suggestions

Google utilise de plus en plus l’intelligence Artificielle afin de vous aider dans votre travail au quotidien. Le but : être toujours plus réactif, plus performant.

C’est ainsi qu’en bas de votre mail, Gmail vos propose des réponses types en fonction de vos usages afin de générer un mail de réponse.

Proposition.png

10 – Je terminerai cet article en vous citant les nouveautés que j’ai préféré :

  • Le menu réductible,
  • L’accès direct à Calendar – Keep – Tasks,
  • La visualisation directe des pièces jointes.

J’attends avec impatience la possibilité de tester l’envoi de mails « confidentiels » : qui se détruisent après un délai défini, qui ne peuvent être ni copiés, ni imprimés, ni transférés.

Je vous dis donc : A Bientôt 😉

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