ASTUCE – Ne louper plus vos messages dans votre Chat Google Hangouts

Le Chat Hangouts de Google permet de chatter par écrit (et par vidéo) directement depuis une fenêtre Gmail, un appareil mobile, le navigateur Chrome.

Il permet de contacter très rapidement une personne sans se déplacer. Un véritable gain de temps au sein des sociétés de taille importante et/ou multi-sites…

Par contre, il n’est pas toujours évident de visualiser une conversation qui a été initialisée par un de vos contacts. C’est typiquement mon cas car j’utilise quotidiennement 3 sessions de Chrome (Une par email)

Il existe cependant une solution !

Installer l’extension Chrome suivante : « Google Hangouts »

Hangouts_Ext

Lien : https://chrome.google.com/webstore/search/hangouts?hl=fr

Une fois l’extension activée, vos discussions seront placées dans des fenêtres séparées. Vous serez de plus notifiés (popup en bas d’écran) et vous pourrez visualiser rapidement les messages à votre attention dans la barre de menu.

Hangouts Notif

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Les tableaux croisés dynamiques sous Google Sheets – Nouveauté majeure

Vous êtes nombreux à utiliser régulièrement les tableaux croisés dynamiques afin de synthétiser, analyser, explorer et mettre en valeur vos données sous plusieurs angles.

Cette fonctionnalité est incontournable dans votre métier.

Si je me réfère à mes interventions en clientèle, pour de nombreux utilisateurs, il s’agissait d’un élément crucial de comparaison avec Microsoft Excel.

Aujourd’hui, vous n’avez plus d’excuses pour ne pas migrer sous Google Suite : Google vient de mettre à jour cette fonctionnalité.

Vous pouvez désormais explorer vos données en double cliquant sur un résultat agrégé

TCD

  • Ouvrez un document Google Sheets
  • Saisissez quelques données (1)
  • Construisez un tableau croisé dynamique (2)
  • Double Cliquez sur un résultat agrégé
  • Un nouvel onglet s’ouvre contenant les données ayant permis d’obtenir ce résultat (3)

Have Fun !

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ASTUCE : Prévisualiser les documents Google

 

Preview_1

Vous chercher à être toujours plus efficace, plus réactif, plus rapide… alors cette astuce est pour vous !

Vous saviez probablement déjà qu’il est possible de visualiser la liste des documents présents sur le Drive :

sous la forme d’une liste
ou sous la forme de vignettes.

 

Preview

Ce dernier mode d’affichage est d’ailleurs très pratique pour repérer les documents car il présente un visuel de la première page.

Mais saviez-vous que vous pouviez prévisualiser votre document en ne cliquant que sur une touche ?

– Connectez vous à votre Drive
– Sélectionner un de vos documents (clic simple)
– appuyez sur la touche « P »
– Le document s’ouvre en prévisualisation

Have fun !

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NOUVEAUTÉ : Rechercher dans un répertoire DRIVE

Depuis quelques jours, vous avez la possibilité de rechercher un document dans un répertoire précis de votre Google Drive.

Solution 1 :
– Connectez-vous à votre Drive Google
– Choisissez un Répertoire
– Clic droit sur ce répertoire
– Sélectionner « Rechercher dans [Nom du répertoire] »

Recherche Drive
– Un libellé est activé

Libelle drive
– Saisissez dans la zone de recherche le texte à rechercher

Solution 2 : 
– Connectez-vous à votre Drive Google
– Utiliser la recherche avancée (Flèche à droite de la zone de recherche)

Recherche Drive S2
– Modifier l’emplacement (et valider votre choix)
– Saisissez un texte dans la rubrique « Contient les mots »
– Cliquer sur « Rechercher »

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ASTUCE – Gérer les notifications Google+

Vous êtes un fervent utilisateur des réseaux sociaux, vous suivez notamment de nombreuses communautés, de nombreux profils sous Google+ et votre messagerie croule sous les mails de notifications… alors cette astuce est pour vous.

Comment déconnecter les alertes mails de Google+ ?

– Connectez-vous à Google+
– Menu de gauche : « Paramètres »

Parametre_GP
– Descendre un peu dans la page jusqu’à la section « Notifications »
– Vous pouvez alors régler très finement ce que vous souhaitez ou pas recevoir

Parametre GP2

Si vous souhaitez ne plus recevoir du tout de notification, rappelez-vous que les notifications sont toujours consultables via l’information en haut à droite 😉

Notif

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ASTUCE – Agenda de Google : Rappels, Créneaux Horaires, Tâches…

Il y a quelques semaines, le nouvel Agenda de Google était disponible. J’avais d’ailleurs profité de l’occasion pour faire un petit article :

 » Google Calendar subit un lifting « 

Depuis, les nouveautés m’ont amenées à travailler différemment et plus efficacement.

Ci-dessous quelques astuces.

1 – Les Rappels

J’ai l’habitude depuis longtemps de me créer des rendez-vous pour des tâches que je dois réaliser dans la journée. Sorte de « pense-bête » personnel 😉
Or, il ne s’agit pas de réunions et mes collègues pensent à tord que je ne suis pas disponible.

Utilisez de préférence les rappels personnels : Ils ont l’avantage de ne pas être visibles par les autres dans le cas d’un agenda partagé et laisse donc la possibilité à vos collaborateurs de vous inviter à une réunion.

Rappel

Google Keep et les rappels : Sachez que lorsque vous ajoutez un rappel sur une note saisie dans Google Keep, ce rappel est visible dans votre agenda. Vous pouvez ainsi directement ouvrir votre note Keep à partir de votre agenda.

Rappel Keep

Agenda Keep

2 – Les créneaux

Vous avez par exemple des entretiens successifs à mener avec les membres de votre équipe. Optez pour l’utilisation des créneaux.

Vous pouvez inviter vos collaborateurs à choisir le créneau désiré et le réserver.

– Créer un RDV de type « Créneaux Horaires »

Creneaux

– Copiez-collez le lien vers la page de prise de rendez-vous de l’agenda
– Envoyez ce lien à vos collaborateurs afin qu’ils réservent un créneau horaire

Creneau

3 – Les tâches

Vous utilisez la liste de tâches disponible dans GMail.
Savez-vous que vous pouvez l’afficher dans votre Agenda ?

– Cliquer sur les 3 petits points à droite de l’Agenda « Rappels » et le passer en agenda « Tâches »

Agenda Taches
– Les tâches saisies dans GMail sont désormais disponibles à droite de votre calendrier
– Procéder de la même manière pour revenir à l’agenda « Rappels »

4 – Proposer un nouvel horaire

Il s’agit d’une question récurrente : Comment proposer un nouvel horaire lorsque je suis invité à une réunion ?

– Ouvrez l’invitation
– Sélectionner « Peut-être » (Présent : Oui, Non, Peut-être)
– Soit vous ajouter une note pour proposer à l’organisateur de la réunion de modifier l’horaire
– Soit vous modifier l’horaire et envoyer un email à tous les invités pour une nouvelle confirmation.

Attention, il faut que la personne à l’origine de l’invitation est autorisée la modification de l’événement.

Modif event

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Evolution GMail : Apparition d’un bouton « Envoyer & Archiver »

Il est fort à parier que d’ici quelques jours , vous verrez apparaître un nouveau bouton « Envoyer et Archiver » en lieu et place du bouton « Envoyer ».

Archiver

Ce bouton apparaît uniquement dans le cas d’une réponse ou d’un transfert.

C’est la première fois que je trouve une innovation de Google, PERTURBANTE.

En effet, par habitude, nous allons cliquer sur le bouton bleu et voir disparaître pour le coup notre mail après envoi. Ce mail sera archivé, c’est à dire qu’il ne possédera plus de « Libellé » et sera placé dans « Tous mes messages »

Je vous rassure le bouton « Envoyer » existe toujours (à la droite de cette nouveauté) mais il est très discret !

Barre envoyer

Soyez donc vigilants lors de vos premiers messages.

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