L’utilisation abusive des mails nuit à la performance des équipes

Débutons cet articles par quelques statistiques (Source : La Voix du Nord du 19 Septembre 2013) :

–          1 salarié sur 4 estime que les mails accroissent sa charge de travail
–          2 salariés sur 10 sont stressés face au nombre de mails reçus
–          1 salarié sur 3 pense que plus d’un quart voire plus de la moitié des mails reçus sont inutiles
–          56% des cadres passent plus de 2 heures par jour à les traiter
–          1 Cadre sur 4 en reçoit plus de 100 (1 salarié sur 10 plus de 50)
–          611 heures par an est le coût annuel, en heures de travail, de la gestion de la messagerie électronique d’un cadre, à raison de treize heures par semaine à lire, traiter, transférer ses mails (Etude cabinet américain : Mc Kinsey Global Institute)
–          Un cadre reçoit dix fois plus d’informations qu’il y a 15 ans ! L’homme n’est plus capable d’assimiler toutes ces informations.

Bon, je pense que tout est dit 😉 Vous avez compris l’ampleur du problème !

Sur la base de mon vécu, voici mon constat relatif à l’utilisation des mails en entreprise :

« Le mail censé nous faire gagner du temps est devenu chronophage. Il devient contre productif ce qui n’est évidemment pas bon pour l’entreprise qui œuvre dans un marché de plus en plus concurrentiel. »

Pourquoi une telle situation ?

–          L’utilisation de destinataires multiples : Nous sommes désormais « destinataire » ou « en copie » de tout, même si les informations ne nous concernent pas ! Je ne parle pas ici de la pratique qui consiste à mettre systématiquement son N+1 en copie de manière à lui faire croire que l’on est hyper compétent (de préférence tard le soir ou le week-end) 😉
–          Un changement de mentalité : Le mail est de plus en plus utilisé dans le but de ne pas se parler ! On ne sait jamais, votre collègue est peut être un « serial killer » en sommeil !
–          Les places sont chères : Et oui, ouvrez les yeux, les mails deviennent une façon déguisée de se couvrir et de tenter de garder sa place au sein du service, de l’entreprise…
–          Une manière de se décharger : A nouveau, je vais interpréter négativement, l’utilisation du mail ! Je reste persuadé que certains se sentent soulagés une fois qu’ils vous ont adressés un mail : « la balle est dans son camp, à lui de jouer maintenant ».

Je reste persuadé qu’il existe bien d’autres raisons… mais vous aurez compris que le mail est devenu un mal qu’il faut soigner.

Je conclurai donc par ces quelques mots : le mail est un véritable progrès mais il faut l’utiliser avec modération. Diminuons notre consommation de mails, rendons les efficaces et efforçons nous de nous parler car à mon sens la communication humaine est de loin la plus importante.

Ainsi, peut-être, retrouverons-nous une certaine qualité de vie au travail.