ASTUCE : Filtre et Vue Filtrée sous Google Sheets

Je suis persuadé que vous avez tous utilisé au moins une fois la fonctionnalité des Filtres sous Google Sheets.

Les filtres permettent d’afficher les données contenues dans votre document en fonction d’un ou plusieurs critères. Les critères sont simplement l’utilisation de filtres sur les entêtes de colonne.

Comment appliquer des filtres ?

– Sélectionner une des entêtes de colonne
– Cliquer sur l’entonnoir

Filtres_1
– Les filtres sont définis
– Cliquer sur l’icône à droite du nom de l’entête

Filtres_3

– Trois choix s’offrent à vous

  • 1 – Trier par ordre croissant ou décroissant
  • 2 – Filtrer par condition (Texte : « contient », Date : « antérieure à », Valeur : « compris entre »…)
  • 3 – Filtrer par valeur : Par défaut toutes les valeurs possibles détectées sont sélectionnées.

Filtres_2.png

Qu’est ce que les vues filtrées ?

Si vous utilisez les filtres sur vos documents partagés – pour rappel le collaboratif est l’avantage ultime de la suite Google 😉 – vous vous rendrez vite compte que les filtres s’imposent à tous les utilisateurs connectés sur le fichier : Tous les utilisateurs verront la même chose, et il est fort à parier que ce n’est pas du tout ce qu’ils veulent !

L’utilisation des vues filtrées permettent à chaque utilisateur de filtrer les données sur une vue qui leur est dédiée et donc de ne pas perturber le travail des autres collaborateurs connectés sur le fichier.

– Sélectionner une des entêtes de colonne
– Cliquer sur la flèche à droite de l’entonnoir (Menu déroulant)
– Sélectionner « Créer une vue filtrée » (Un cadre noir se positionne tout autour de votre tableau de données)

Filtres_4.png
– Nommer votre vue filtrée (1) pour faciliter la compréhension et la réutilisation ultérieure
– Utiliser les filtres comme vu précédemment (2)

Filtres_5.png

Les vues filtrées seront ainsi disponibles pour tous vos utilisateurs – même s’ils sont en lecture seule sur le document – ce qui est plutôt Top, vous ne trouvez pas ?

Filtres_6.png

Have Fun !

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ASTUCE : Extension « Save to Google Drive »

« Save to Google Drive » est une Extension Chrome qui va, à coup sûr, vous simplifier la vie (Lien).

Elle permet d’enregistrez une image, le contenu complet de la page Web, juste la partie visible de la page Web, des fichiers audio et vidéo au format HTML5, directement sur Google Drive.

Drive_0

Comment ?
En fonction de ce que vous souhaitez capturer, vous pouvez faire un clic droit et sélectionner « Enregistrer sur Google Drive » ou cliquer sut l’icone « Drive » en haut à droite dans la barre de lien.

Configuration
N’hésitez pas à vous rendre dans le module de configuration de Chrome (chrome://extensions/) afin de paramétrer cet utilitaire :
– Destination des fichiers sur votre Drive
– Format d’enregistrement (Image de la page entière – par défaut, image de la page visible, HTML, MHT ou Google Docs)…

Drive_1.png

A noter : Une boîte de dialogue affichera la progression du transfert de fichier vers votre Drive et vous permettra notamment de le renommer.

Have Fun !

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La délégation des contacts Google

Le saviez-vous ?

Il est possible de déléguer la gestion de vos contacts, c’est à dire que vous donnez à un autre collaborateur la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer vos contacts personnels en votre nom (ou une partie des informations d’un contact).

Delegate in new Google Contacts.gif

Cette fonctionnalité est très utile en entreprise : une assistante de direction peut ainsi accéder et gérer les contacts de son responsable !

Pour être précis, cette fonctionnalité existe depuis longtemps mais n’était pas présente dans la nouvelle version des contacts Google.

Comment activer la délégation ?

Ancienne interface :

– Se connecter à l’application Contacts (contacts.google.com)
– Ouvrir la liste « PLUS »
– Sélectionner « Gérer les paramètres de délégation »
– Saisir l’email du collaborateur devant bénéficier de cette délégation

Contacts_Old.png

Nouvelle interface :

– Se connecter à l’application Contacts (contacts.google.com)
– Déplier le menu « PLUS » situé à gauche
– Sélectionner « Déléguer l’accès »
– Saisir l’email du collaborateur devant bénéficier de cette délégation

Contacts_New

Quelque soit l’interface utilisée, le collaborateur reçoit un email lui proposant d’accéder à vos contacts. Les contacts seront alors visibles dans une section « Contacts délégués« .

Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les éditions G Suite.

Have Fun !

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ASTUCE : Les Tableaux de bord d’activités

Cette fonctionnalité est active depuis Mars 2018.

Vous avez probablement déjà vu cette PopUp vous précisant que désormais les collaborateurs en modification sur un document (Docs, Sheets, Slides) pourront voir votre activité.

Privacy

Mais de quoi s’agit-il ?

C’est une fonctionnalité qui :

– Récapitule les collaborateurs ayant accès au fichier (Partage)
– Permet aux utilisateurs ayant un droit de modification de voir qui a consulté le fichier
– Présente une tendance du nombre de consultations du document sur une période définie.

Act1

Onglet  2

Act2.png

Onglet 3

Comment y accéder ?

C’est très simple :

– Ouvrez un document de type Docs, Sheets ou Slides
– Menu « Outils », « Tableau de bord des activités »

Menu Act.png

Le tableau de bord des activités n’est pas destiné à surveiller l’activité d’un utilisateur (surtout pas) mais permet de collaborer plus efficacement.

Vous pouvez par exemple vérifier qu’un document a bien été consulté par tous vos collaborateurs conformément à votre demande et relancer par mail directement ceux qui ne l’ont pas encore fait.

Project proposal - Google Docs - Edited

Les utilisateurs peuvent toujours choisir d’exclure leurs données d’affichage individuelles du tableau de bord d’activité via leurs paramètres de confidentialité personnels.
Des informations complémentaires : https://support.google.com/docs/answer/7378739

Droits_Activité.png

Pour information, l’accès au tableau de bord des activités n’est disponible uniquement que pour les éditions G Suite Business, Enterprise, Education et Nonprofit.

Il ne tient qu’à vous d’être plus Collaboratif 😉

Have Fun !

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ASTUCE : Les Signets sous Google DOCS

GSuite.png

Une petite astuce bien utile pour rendre vos documents Google DOCS plus aboutis : L’utilisation des signets.

Les signets sont des liens internes au document qui facilitent la navigation au sein de celui-ci.

Comment placer un signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Placez votre curseur où vous souhaitez insérer un signet
– Sélectionnez le Menu « Insertion », « Signet »
– Un signet apparaît devant le texte
Signet_1.png
Comment faire référence au signet ?

– Ouvrez un document Google DOCS
– Sélectionner un texte à relier à un signet préalablement défini
– Sélectionner le Menu « Insertion », « Lien »
– Une fenêtre s’affiche : Choisissez « Favoris » afin d’avoir accès à la liste de vos signets
– Sélectionner le signet pour lequel il faut créer un lien
– Cliquez sur « Appliquer »

Signet_2

– Un lien est généré à partir du texte sélectionné (Souligné, en bleu)

Comment supprimer un lien ou un signet ?

Cliquez sur le lien ou le signet et appuyez sur « Supprimer ».

Signet_3.png

Have Fun !

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ASTUCE : Gérer des échelles différentes dans vos graphiques sous Google SHEETS

Il arrive parfois que l’on affiche sur un même graphique des données qui, certes font référence à un même sujet, mais qui n’ont aucun lien et surtout des proportions complètement différentes.

Comment améliorer la lisibilité du graphique ?

Tout simplement en affichant de chaque côté du graphique les échelles respectives.

Video_Echelles

Prenons un exemple qui n’a d’autre intérêt que la compréhension de cette astuce 😉

  • Pour chaque mois de l’année
  • Nous disposons d’un nombre d’heures et d’utilisateurs.

Astuce_Donnees

Voici le résultat attendu : Un même graphique, 2 échelles différentes.

Graph_2_Echelles

Manipulation :

  • Clic droit sur le Graphique
  • Sélectionner le menu « Série » puis une de vos séries (Exemple : Heures)
  • Changer la position de l’axe : « Gauche »

Axe

  • Vous disposez désormais de deux échelles distinctes ce qui facilite la lecture des valeurs (Plus besoin d’afficher les valeurs comme je l’ai fait sur l’exemple)

Have Fun !

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ASTUCE : Activer et utiliser l’option Snooze de GMail

L’option SNOOZE de GMail permet de supprimer temporairement de votre boîte de réception (de manière visuelle) des emails en les mettant en attente.

Ceux-ci réapparaîtront dans votre boîte de réception une fois le délai atteint.

Cette option est matérialisée par l’icône en forme d’horloge :

Snooze

Cliquez sur l’horloge et paramétrez le délai de mise en attente :

Snooze_Param

Toutefois, cette option n’est active que si le mode « Conversation » est activé !

Pour activer le mode conversation :

  • Paramètre de Gmail (Roue crantée)
  • Onglet Général – Rubrique « Mode Conversation »

Conversation

Have Fun !

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