ASTUCE – Agenda de Google : Rappels, Créneaux Horaires, Tâches…

Il y a quelques semaines, le nouvel Agenda de Google était disponible. J’avais d’ailleurs profité de l’occasion pour faire un petit article :

 » Google Calendar subit un lifting « 

Depuis, les nouveautés m’ont amenées à travailler différemment et plus efficacement.

Ci-dessous quelques astuces.

1 – Les Rappels

J’ai l’habitude depuis longtemps de me créer des rendez-vous pour des tâches que je dois réaliser dans la journée. Sorte de « pense-bête » personnel 😉
Or, il ne s’agit pas de réunions et mes collègues pensent à tord que je ne suis pas disponible.

Utilisez de préférence les rappels personnels : Ils ont l’avantage de ne pas être visibles par les autres dans le cas d’un agenda partagé et laisse donc la possibilité à vos collaborateurs de vous inviter à une réunion.

Rappel

Google Keep et les rappels : Sachez que lorsque vous ajoutez un rappel sur une note saisie dans Google Keep, ce rappel est visible dans votre agenda. Vous pouvez ainsi directement ouvrir votre note Keep à partir de votre agenda.

Rappel Keep

Agenda Keep

2 – Les créneaux

Vous avez par exemple des entretiens successifs à mener avec les membres de votre équipe. Optez pour l’utilisation des créneaux.

Vous pouvez inviter vos collaborateurs à choisir le créneau désiré et le réserver.

– Créer un RDV de type « Créneaux Horaires »

Creneaux

– Copiez-collez le lien vers la page de prise de rendez-vous de l’agenda
– Envoyez ce lien à vos collaborateurs afin qu’ils réservent un créneau horaire

Creneau

3 – Les tâches

Vous utilisez la liste de tâches disponible dans GMail.
Savez-vous que vous pouvez l’afficher dans votre Agenda ?

– Cliquer sur les 3 petits points à droite de l’Agenda « Rappels » et le passer en agenda « Tâches »

Agenda Taches
– Les tâches saisies dans GMail sont désormais disponibles à droite de votre calendrier
– Procéder de la même manière pour revenir à l’agenda « Rappels »

4 – Proposer un nouvel horaire

Il s’agit d’une question récurrente : Comment proposer un nouvel horaire lorsque je suis invité à une réunion ?

– Ouvrez l’invitation
– Sélectionner « Peut-être » (Présent : Oui, Non, Peut-être)
– Soit vous ajouter une note pour proposer à l’organisateur de la réunion de modifier l’horaire
– Soit vous modifier l’horaire et envoyer un email à tous les invités pour une nouvelle confirmation.

Attention, il faut que la personne à l’origine de l’invitation est autorisée la modification de l’événement.

Modif event

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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