NOUVEAUTE : Gestion de vos horaires de travail et de vos absences

Google innove encore et toujours 😉

Cette fois ci c’est Calendar qui voit ses fonctionnalités évoluer.

1 – Gestion de vos absences

Vous pouvez créer un événement de type « Absent du Bureau » pour vos absences de faible durée comme pour vos congés par exemple.
L’intérêt d’utiliser ce type d’événement est que les invitations à des réunions durant votre absence seront automatiquement refusées.
Plutôt COOL non ?

2018-07-16_10h58_27

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Ouvrir Google Agenda
– Créer un évenement de type « Absent du bureau »
– Renseigner la plage horaire et/ou la plage de dates

Absence_1
– Cliquer sur « Enregistrer »
– Valider le récapitulatif présenté

Absence_2

Si une invitation à une réunion vous est envoyée durant cette absence, votre interlocuteur recevra un mail de refus.

Refus

2 – Gestion de vos horaires de travail

Cette fonctionnalité était déjà présente mais ne permettait pas d’appliquer des horaires différents pour chacune des journées. C’est désormais une chose possible !

Horaires_diff

Comment changer mes informations ?

– Ouvrir Google Agenda
– Cliquer sur Paramètre (Roue Crantée)
– Parcourir la page à la recherche de la rubrique « Heures de travail »
– Modifier vos horaires (Pas besoin d’enregistrer, Prise en compte directe)

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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NOUVEAUTE : Informez vos collaborateurs des raisons d’une modification d’une réunion

Encore une nouveauté sur Google Agenda…

Vous avez désormais la possibilité d’informer vos collaborateurs sur les raisons d’une modification ou d’une suppression d’une réunion.
Je ne sais pas pour vous, mais personnellement j’aime bien comprendre pourquoi la tenue du réunion est modifiée, voire annulée 😉

Bon OK, il était déjà possible de le faire :

– Via l’ajout d’un texte dans la partie DESCRIPTION…

description

La description était visible dans le mail reçu suite aux modifications.

Vue_Description

Mais, sincèrement, combien d’entre vous ont pris la peine de saisir une brève description à l’attention de vos chers collègues…

Cette nouvelle fonctionnalité, simple en soit, vous propose de saisir un message juste avant l’envoi de vos modifications : Pour le coup, on se sent un peu obligé d’y saisir un petit texte… et c’est tant mieux 😉

Video_Raison

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Connectez-vous à Calendar
– Ouvrez la réunion concernée afin d’en afficher le détail
– Appliquez vos modifications (Exemple : Date, Heure, Lieu…)
– Cliquez sur « Enregistrer »
– Saisissez un texte expliquant les raisons de ce changement

Texte_Raison

– Cliquez sur « Envoyer »

Votre message sera alors envoyé à tous les participants et sera visible dans le descriptif de l’événement.

Notif_Raison.png

Have fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

ASTUCE – Agenda de Google : Rappels, Créneaux Horaires, Tâches…

Il y a quelques semaines, le nouvel Agenda de Google était disponible. J’avais d’ailleurs profité de l’occasion pour faire un petit article :

 » Google Calendar subit un lifting « 

Depuis, les nouveautés m’ont amenées à travailler différemment et plus efficacement.

Ci-dessous quelques astuces.

1 – Les Rappels

J’ai l’habitude depuis longtemps de me créer des rendez-vous pour des tâches que je dois réaliser dans la journée. Sorte de « pense-bête » personnel 😉
Or, il ne s’agit pas de réunions et mes collègues pensent à tord que je ne suis pas disponible.

Utilisez de préférence les rappels personnels : Ils ont l’avantage de ne pas être visibles par les autres dans le cas d’un agenda partagé et laisse donc la possibilité à vos collaborateurs de vous inviter à une réunion.

Rappel

Google Keep et les rappels : Sachez que lorsque vous ajoutez un rappel sur une note saisie dans Google Keep, ce rappel est visible dans votre agenda. Vous pouvez ainsi directement ouvrir votre note Keep à partir de votre agenda.

Rappel Keep

Agenda Keep

2 – Les créneaux

Vous avez par exemple des entretiens successifs à mener avec les membres de votre équipe. Optez pour l’utilisation des créneaux.

Vous pouvez inviter vos collaborateurs à choisir le créneau désiré et le réserver.

– Créer un RDV de type « Créneaux Horaires »

Creneaux

– Copiez-collez le lien vers la page de prise de rendez-vous de l’agenda
– Envoyez ce lien à vos collaborateurs afin qu’ils réservent un créneau horaire

Creneau

3 – Les tâches

Vous utilisez la liste de tâches disponible dans GMail.
Savez-vous que vous pouvez l’afficher dans votre Agenda ?

– Cliquer sur les 3 petits points à droite de l’Agenda « Rappels » et le passer en agenda « Tâches »

Agenda Taches
– Les tâches saisies dans GMail sont désormais disponibles à droite de votre calendrier
– Procéder de la même manière pour revenir à l’agenda « Rappels »

4 – Proposer un nouvel horaire

Il s’agit d’une question récurrente : Comment proposer un nouvel horaire lorsque je suis invité à une réunion ?

– Ouvrez l’invitation
– Sélectionner « Peut-être » (Présent : Oui, Non, Peut-être)
– Soit vous ajouter une note pour proposer à l’organisateur de la réunion de modifier l’horaire
– Soit vous modifier l’horaire et envoyer un email à tous les invités pour une nouvelle confirmation.

Attention, il faut que la personne à l’origine de l’invitation est autorisée la modification de l’événement.

Modif event

Have Fun !

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