NOUVEAUTE : Le panneau latéral d’accès rapide de GMail se propage aux autres applications de la suite !

Souvenez-vous, fin avril, je publiai un article relatif aux nouveautés de GMail :

L’article est ici !

L’une d’entre elles concernée le panneau latéral d’accès rapide (positionné à droite) permettant d’un simple clic d’accéder à :

– Agenda (Consultation, modification… de vos RDV)
– Keep (Prise de notes, création de listes…)
– Tasks (Gestion des tâches à accomplir)

Panneau_Lateral

Aujourd’hui, Google étend cette fonctionnalité, de manière logique, à ces principales applications : Docs, Sheets, Slides, Drawings.

L’objectif principal : « Travailler toujours plus efficacement au sein de la suite Google grâce à une parfaite interaction de ses différentes applications ».

Toutes les éditions de GSuite (et donc tous les utilisateurs) sont concernées par cette mise à jour.

En conclusion :

A partir de GMail, Docs, Sheets, Slides, Drawings : vous avez accès rapidement à Agenda, Keep et Tasks.
A partir de Agenda : vous avez accès rapidement à Keep et Tasks.

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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NOUVEAUTE : GMail – Proposer un nouvel horaire de réunion

J’ai tendance à dire que les nouveautés Google se suivent et ne se ressemblent pas…

J’ajouterai cette fois-ci que cette nouvelle fonctionnalité était TRES ATTENDUE 😉

Vous l’aurez compris en lisant le titre, il est désormais possible de proposer un nouvel horaire pour le tenue d’une réunion à laquelle vous êtes invité.

Proposition_Horaire

– Ouvrez votre Agenda
– Cliquez une fois sur la demande de réunion concernée
– Cliquez sur la fléche en bas à droite (à côté de OUI NON PEUT-ETRE)
– Sélectionner « Proposer une autre heure »

Proposer

– Modifier l’heure de la réunion. A noter qu’il est toutefois possible de modifier aussi le jour.
– Validez votre choix en cliquant sur « Valider votre proposition »
– Un mail est envoyé à l’organisateur de la réunion pour acceptation, ou pas 😉

Notification

En terme de visuel :

Sur l’agenda de l’organisateur : une petite montre a été ajoutée et dans le détail la proposition est affichée.

Agenda_ORG
Agenda-ORG-1.png
Sur votre agenda, le RDV est hachuré et le détail montre la proposition en attente.

Agenda_Collab
Agenda-Collab-1.png
A vous de tester !

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

NOUVEAUTE : Envoyer des mails confidentiels avec GMail

Google expérimente une nouvelle fonctionnalité : l’envoi de mails confidentiels.

Cette dernière est disponible sur les comptes GMail personnels ce qui est surprenant car  il s’agit d’un cas d’usage bien plus intéressant pour les entreprises ! Il vous faudra patienter un peu si vous voulez l’utilisez avec vos collègues, fournisseurs…

Un email confidentiel a pour objectif de protéger les informations qui y sont contenues, ces dernières étant jugées sensibles.

L’email confidentiel n’est pas stocké en l’état dans la messagerie du destinataire mais sur les serveurs de Google.

Le destinataire ne pourra y accéder qu’en cliquant sur le lien fourni et ce durant le laps imparti.

Un email confidentiel ne peut pas être transféré, copié/collé, téléchargé ou imprimé.

Il est possible d’activer l’utilisation d’un code secret transmis par SMS pour sécuriser un peu plus l’accès à l’email.

Mail_Confidentiel.gif

– Ouvrez votre messagerie GMail
– Cliquez sur « Nouveau Message »
– Saisissez votre email
– En bas à droite, cliquez sur « Activer le mode confidentiel »
– Déterminez une date d’expiration

MC_1.png
Option : Sélectionnez l’utilisation d’un code secret via SMS : un numéro de portable vous sera alors demandé au moment de l’envoi !

MC_2.png

Le destinataire recevra un mail de ce type :

MC-3.png

Si l’utilisation d’un code secret a été demandée, une fenêtre de ce type lui sera affichée :

MC_4

MC_5.png

Sans être « parano », je pense que cette fonctionnalité peut répondre à des cas d’usages en entreprise.

Il s’agit d’une première étape dans la sécurisation des échanges par mail mais nous ne pourrons jamais empêcher les utilisateurs malveillants de copier votre mail par un moyen détourné comme la copie d’écran, la photo via le smartphone

Have fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

 

 

New Tip: Enable and use GMail’s Snooze option

GMail’s SNOOZE option allows you to temporarily remove emails from your inbox (visually) by putting them on hold.

These will reappear in your inbox once the timeout has been reached.

This option is materialized by the clock icon :

Snooze

Click the clock icon and set the hold time:

Snooze_Tima.png

However, this option is displayed if the Conversation view is on!

To activate conversation view:

  • Gmail setting
  • General Tab – « Conversation view » Topic

Conversation

Have Fun !

Project Manager and Trainer Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi

ASTUCE : Activer et utiliser l’option Snooze de GMail

L’option SNOOZE de GMail permet de supprimer temporairement de votre boîte de réception (de manière visuelle) des emails en les mettant en attente.

Ceux-ci réapparaîtront dans votre boîte de réception une fois le délai atteint.

Cette option est matérialisée par l’icône en forme d’horloge :

Snooze

Cliquez sur l’horloge et paramétrez le délai de mise en attente :

Snooze_Param

Toutefois, cette option n’est active que si le mode « Conversation » est activé !

Pour activer le mode conversation :

  • Paramètre de Gmail (Roue crantée)
  • Onglet Général – Rubrique « Mode Conversation »

Conversation

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

Le Nouveau GMail testé pour vous !

J’ai activé ce jour la nouvelle version de Google GMail. Difficile de résister tant la communication autour de l’événement était importante 😉

Je dois avouer que ma première journée d’utilisation est plutôt concluante.

Histoire de vous en faire bénéficier, voici un petit tour d’horizon des nouvelles fonctionnalités.

1 – Commençons par l’activation des nouveautés

– Cliquer sur les paramètre GMail (Roue crantée)
– Cliquer sur « Essayez la nouvelle version de messagerie »

A Noter : Il est possible que cette fonctionnalité ne soit pas encore active car le déploiement débute.

2 – Le mode d’affichage

Trois modes d’affichage sont proposés à l’activation :

Par défaut : celui-ci à l’avantage de présenté sous les mails les pièces jointes pour un accès direct.

Aff_Par_Defaut.pngNormal

Aff_Normal.png
Compact (Lignes condensées)

Aff_Compact.png

3 – Nouveau Message

Le bouton pour créer un nouveau message a subi un léger « Relooking ».

New_Msg.png

4 – Barre de libellés

Il est désormais possible de réduire le menu de gauche contenant vos libelles (Cliquer la première icone appelée aussi Hamburger).

Barre_G1.png
Le but étant de libérer de la place au profit du contenu des mails.

Barre_G2.png

5 – Carte de Visite

Lorsque vous positionnez votre souris sur le nom de l’expéditeur d’un mail, une carte de visite apparaît. Vous visualisez rapidement les informations relatives à votre interlocuteur (à condition bien entendu que celui-ci ai fait la démarche de les remplir) : Fonction, Email, Téléphone.

Vous pouvez aussi directement l’ajouter à vos contacts, lui envoyer un mail, planifier un événement (Agenda), lui envoyer un message (Chat).

Carte.png

6 – Accès direct aux pièces jointes

Le mode affichage « Par défaut » présente les pièces jointes sous chacun des mails. Une fois de plus, le but recherché est le gain de temps : Plus besoin d’ouvrir un mail pour accéder aux pièces jointes.

Pieces_Jointes.png

Accès rapide à Google AGENDA, Google KEEP,  TASKS

Barre_Appli.png

En haut à droite, vous avez la possibilité d’accéder rapidement à :

Votre agenda : Permet de visualiser vos rendez-vous jour par jour
A vos notes (Keep) : Permet d’interagir avec vos notes
A vos tâches (Tasks) : Cette fonctionnalité permet de créer rapidement une tâches (et sous tâches) pour une date donnée.

Agenda

Keep

Taches.png

7 – Réaliser des actions directement sur un mail

En passant votre souris sur un mail, vous activez 4 fonctionnalités : Archiver, Supprimer, Marquer comme lu ou non lu, Mettre en attente.

Barre_Mail.png
Cette dernière fonctionnalité « Snooze » est très innovante : Mettre en attente un mail pour le traiter ultérieurement consiste à le repositionner à une date ultérieure. Ainsi le mail disparaît de votre boîte de réception (et libère visuellement de la place) et n’apparaîtra à nouveau qu’au moment défini.

Snooze.png

Rassurez-vous, vous pouvez récupérer à tout moment ce mail sans attendre le délai d’attente dans un libellé spécifique (Snooze).

8 – Le visuel du Glisser/Déposer à été relooké

GlisserDeposer.png

9 – Les Suggestions

Google utilise de plus en plus l’intelligence Artificielle afin de vous aider dans votre travail au quotidien. Le but : être toujours plus réactif, plus performant.

C’est ainsi qu’en bas de votre mail, Gmail vos propose des réponses types en fonction de vos usages afin de générer un mail de réponse.

Proposition.png

10 – Je terminerai cet article en vous citant les nouveautés que j’ai préféré :

  • Le menu réductible,
  • L’accès direct à Calendar – Keep – Tasks,
  • La visualisation directe des pièces jointes.

J’attends avec impatience la possibilité de tester l’envoi de mails « confidentiels » : qui se détruisent après un délai défini, qui ne peuvent être ni copiés, ni imprimés, ni transférés.

Je vous dis donc : A Bientôt 😉

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

Evolution GMail : Apparition d’un bouton « Envoyer & Archiver »

Il est fort à parier que d’ici quelques jours , vous verrez apparaître un nouveau bouton « Envoyer et Archiver » en lieu et place du bouton « Envoyer ».

Archiver

Ce bouton apparaît uniquement dans le cas d’une réponse ou d’un transfert.

C’est la première fois que je trouve une innovation de Google, PERTURBANTE.

En effet, par habitude, nous allons cliquer sur le bouton bleu et voir disparaître pour le coup notre mail après envoi. Ce mail sera archivé, c’est à dire qu’il ne possédera plus de « Libellé » et sera placé dans « Tous mes messages »

Je vous rassure le bouton « Envoyer » existe toujours (à la droite de cette nouveauté) mais il est très discret !

Barre envoyer

Soyez donc vigilants lors de vos premiers messages.

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅