NOUVEAUTE : Le panneau latéral d’accès rapide de GMail se propage aux autres applications de la suite !

Souvenez-vous, fin avril, je publiai un article relatif aux nouveautés de GMail :

L’article est ici !

L’une d’entre elles concernée le panneau latéral d’accès rapide (positionné à droite) permettant d’un simple clic d’accéder à :

– Agenda (Consultation, modification… de vos RDV)
– Keep (Prise de notes, création de listes…)
– Tasks (Gestion des tâches à accomplir)

Panneau_Lateral

Aujourd’hui, Google étend cette fonctionnalité, de manière logique, à ces principales applications : Docs, Sheets, Slides, Drawings.

L’objectif principal : « Travailler toujours plus efficacement au sein de la suite Google grâce à une parfaite interaction de ses différentes applications ».

Toutes les éditions de GSuite (et donc tous les utilisateurs) sont concernées par cette mise à jour.

En conclusion :

A partir de GMail, Docs, Sheets, Slides, Drawings : vous avez accès rapidement à Agenda, Keep et Tasks.
A partir de Agenda : vous avez accès rapidement à Keep et Tasks.

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

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NOUVEAUTE : Utilisation de Google Drive dans Google Plus

Une petite nouveauté quasi passée sous silence !

Il est désormais possible de joindre un document de notre Drive dans un post Google+.
Dommage que les autres fonctionnalités (Photos, Lieu…) se désactivent si on utilise la fonctionnalité Drive !

Drive_G+.png

Toutefois, soyez prudent avec cette nouvelle fonctionnalité car lorsque vous publiez un de vos fichiers Drive sur Google+, tous les utilisateurs autorisés à voir votre post pourront afficher l’aperçu et le titre du fichier Drive. Et ce, même s’ils ne possèdent pas les droits pour accéder aux fichiers en question.

Vigilance donc !

Have Fun !

Chef de projets et Formateur Google Suite – Apps Script – Quadra Informatique Inaubi  ⛅

NOUVEAUTE : Vers une meilleure gestion des Drives d’équipe (Team Drive)

GSuite

Un Drive d’équipe (Google Team Drive) est un espace partagé où l’équipe toute entière peut facilement travailler sur les fichiers.

Il est d’ailleurs courant et très pratique de créer un Drive d’équipe dans le cadre d’un projet.

Contrairement aux fichiers de notre Drive, les fichiers d’un Drive d’équipe appartiennent à une équipe, et non à une personne. Principal avantage : Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l’équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler.

A noter, les Drive d’équipe sont disponibles pour G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite Education.

Il existait à ce jour 4 rôles :

– Accès complet
– Accès en modification
– Commentaire autorisé
– Consultation autorisée

En Octobre 2018, un nouveau rôle sera ajouté (Gestionnaire de contenu) et l’ensemble des rôles existants seront renommés :

– Administrateur (anciennement « Accès complet »)
– Gestionnaire de contenu (nouveau rôle attribué par défaut aux nouveaux membres d’un Drive d’équipe : modification, réorganisation et suppression du contenu, mais pas de modification des appartenances à un Drive d’équipe)
– Contributeur (anciennement « Accès en modification »)
– Commentateur (anciennement « Commentaire autorisé »)
– Lecteur (anciennement « Consultation autorisée »)

En conséquence, les nouveaux membres d’un Drive d’équipe posséderont par défaut le rôle « Gestionnaire de contenu » et non plus « Accès complet ».

Vivement Octobre 😉

Have Fun !

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NOUVEAUTE : GMail – Proposer un nouvel horaire de réunion

J’ai tendance à dire que les nouveautés Google se suivent et ne se ressemblent pas…

J’ajouterai cette fois-ci que cette nouvelle fonctionnalité était TRES ATTENDUE 😉

Vous l’aurez compris en lisant le titre, il est désormais possible de proposer un nouvel horaire pour le tenue d’une réunion à laquelle vous êtes invité.

Proposition_Horaire

– Ouvrez votre Agenda
– Cliquez une fois sur la demande de réunion concernée
– Cliquez sur la fléche en bas à droite (à côté de OUI NON PEUT-ETRE)
– Sélectionner « Proposer une autre heure »

Proposer

– Modifier l’heure de la réunion. A noter qu’il est toutefois possible de modifier aussi le jour.
– Validez votre choix en cliquant sur « Valider votre proposition »
– Un mail est envoyé à l’organisateur de la réunion pour acceptation, ou pas 😉

Notification

En terme de visuel :

Sur l’agenda de l’organisateur : une petite montre a été ajoutée et dans le détail la proposition est affichée.

Agenda_ORG
Agenda-ORG-1.png
Sur votre agenda, le RDV est hachuré et le détail montre la proposition en attente.

Agenda_Collab
Agenda-Collab-1.png
A vous de tester !

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Envoyer des mails confidentiels avec GMail

Google expérimente une nouvelle fonctionnalité : l’envoi de mails confidentiels.

Cette dernière est disponible sur les comptes GMail personnels ce qui est surprenant car  il s’agit d’un cas d’usage bien plus intéressant pour les entreprises ! Il vous faudra patienter un peu si vous voulez l’utilisez avec vos collègues, fournisseurs…

Un email confidentiel a pour objectif de protéger les informations qui y sont contenues, ces dernières étant jugées sensibles.

L’email confidentiel n’est pas stocké en l’état dans la messagerie du destinataire mais sur les serveurs de Google.

Le destinataire ne pourra y accéder qu’en cliquant sur le lien fourni et ce durant le laps imparti.

Un email confidentiel ne peut pas être transféré, copié/collé, téléchargé ou imprimé.

Il est possible d’activer l’utilisation d’un code secret transmis par SMS pour sécuriser un peu plus l’accès à l’email.

Mail_Confidentiel.gif

– Ouvrez votre messagerie GMail
– Cliquez sur « Nouveau Message »
– Saisissez votre email
– En bas à droite, cliquez sur « Activer le mode confidentiel »
– Déterminez une date d’expiration

MC_1.png
Option : Sélectionnez l’utilisation d’un code secret via SMS : un numéro de portable vous sera alors demandé au moment de l’envoi !

MC_2.png

Le destinataire recevra un mail de ce type :

MC-3.png

Si l’utilisation d’un code secret a été demandée, une fenêtre de ce type lui sera affichée :

MC_4

MC_5.png

Sans être « parano », je pense que cette fonctionnalité peut répondre à des cas d’usages en entreprise.

Il s’agit d’une première étape dans la sécurisation des échanges par mail mais nous ne pourrons jamais empêcher les utilisateurs malveillants de copier votre mail par un moyen détourné comme la copie d’écran, la photo via le smartphone

Have fun !

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NOUVEAUTE – Proposition de filtres automatiques sous Google DRIVE

Une petite nouveauté bien sympathique qui vous aidera à être encore plus productif et efficace 😉
Vive l’intelligence artificielle !

La zone de recherche du DRIVE, vous propose des filtres automatiques de 2 types :

Personnalisé : en fonction des contacts avec qui vous collaborez le plus (Intelligence Artificielle)
Fixe : Basé sur la date ou le type de document.

2018-07-25

A vous de tester cette nouvelle fonctionnalité.

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Gestion de vos horaires de travail et de vos absences

Google innove encore et toujours 😉

Cette fois ci c’est Calendar qui voit ses fonctionnalités évoluer.

1 – Gestion de vos absences

Vous pouvez créer un événement de type « Absent du Bureau » pour vos absences de faible durée comme pour vos congés par exemple.
L’intérêt d’utiliser ce type d’événement est que les invitations à des réunions durant votre absence seront automatiquement refusées.
Plutôt COOL non ?

2018-07-16_10h58_27

Retrouvez ci dessous le détail de la manipulation :

– Ouvrir Google Agenda
– Créer un évenement de type « Absent du bureau »
– Renseigner la plage horaire et/ou la plage de dates

Absence_1
– Cliquer sur « Enregistrer »
– Valider le récapitulatif présenté

Absence_2

Si une invitation à une réunion vous est envoyée durant cette absence, votre interlocuteur recevra un mail de refus.

Refus

2 – Gestion de vos horaires de travail

Cette fonctionnalité était déjà présente mais ne permettait pas d’appliquer des horaires différents pour chacune des journées. C’est désormais une chose possible !

Horaires_diff

Comment changer mes informations ?

– Ouvrir Google Agenda
– Cliquer sur Paramètre (Roue Crantée)
– Parcourir la page à la recherche de la rubrique « Heures de travail »
– Modifier vos horaires (Pas besoin d’enregistrer, Prise en compte directe)

Have Fun !

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