ASTUCE : Filtre et Vue Filtrée sous Google Sheets

Je suis persuadé que vous avez tous utilisé au moins une fois la fonctionnalité des Filtres sous Google Sheets.

Les filtres permettent d’afficher les données contenues dans votre document en fonction d’un ou plusieurs critères. Les critères sont simplement l’utilisation de filtres sur les entêtes de colonne.

Comment appliquer des filtres ?

– Sélectionner une des entêtes de colonne
– Cliquer sur l’entonnoir

Filtres_1
– Les filtres sont définis
– Cliquer sur l’icône à droite du nom de l’entête

Filtres_3

– Trois choix s’offrent à vous

  • 1 – Trier par ordre croissant ou décroissant
  • 2 – Filtrer par condition (Texte : « contient », Date : « antérieure à », Valeur : « compris entre »…)
  • 3 – Filtrer par valeur : Par défaut toutes les valeurs possibles détectées sont sélectionnées.

Filtres_2.png

Qu’est ce que les vues filtrées ?

Si vous utilisez les filtres sur vos documents partagés – pour rappel le collaboratif est l’avantage ultime de la suite Google 😉 – vous vous rendrez vite compte que les filtres s’imposent à tous les utilisateurs connectés sur le fichier : Tous les utilisateurs verront la même chose, et il est fort à parier que ce n’est pas du tout ce qu’ils veulent !

L’utilisation des vues filtrées permettent à chaque utilisateur de filtrer les données sur une vue qui leur est dédiée et donc de ne pas perturber le travail des autres collaborateurs connectés sur le fichier.

– Sélectionner une des entêtes de colonne
– Cliquer sur la flèche à droite de l’entonnoir (Menu déroulant)
– Sélectionner « Créer une vue filtrée » (Un cadre noir se positionne tout autour de votre tableau de données)

Filtres_4.png
– Nommer votre vue filtrée (1) pour faciliter la compréhension et la réutilisation ultérieure
– Utiliser les filtres comme vu précédemment (2)

Filtres_5.png

Les vues filtrées seront ainsi disponibles pour tous vos utilisateurs – même s’ils sont en lecture seule sur le document – ce qui est plutôt Top, vous ne trouvez pas ?

Filtres_6.png

Have Fun !

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ASTUCE : Les Tableaux de bord d’activités

Cette fonctionnalité est active depuis Mars 2018.

Vous avez probablement déjà vu cette PopUp vous précisant que désormais les collaborateurs en modification sur un document (Docs, Sheets, Slides) pourront voir votre activité.

Privacy

Mais de quoi s’agit-il ?

C’est une fonctionnalité qui :

– Récapitule les collaborateurs ayant accès au fichier (Partage)
– Permet aux utilisateurs ayant un droit de modification de voir qui a consulté le fichier
– Présente une tendance du nombre de consultations du document sur une période définie.

Act1

Onglet  2

Act2.png

Onglet 3

Comment y accéder ?

C’est très simple :

– Ouvrez un document de type Docs, Sheets ou Slides
– Menu « Outils », « Tableau de bord des activités »

Menu Act.png

Le tableau de bord des activités n’est pas destiné à surveiller l’activité d’un utilisateur (surtout pas) mais permet de collaborer plus efficacement.

Vous pouvez par exemple vérifier qu’un document a bien été consulté par tous vos collaborateurs conformément à votre demande et relancer par mail directement ceux qui ne l’ont pas encore fait.

Project proposal - Google Docs - Edited

Les utilisateurs peuvent toujours choisir d’exclure leurs données d’affichage individuelles du tableau de bord d’activité via leurs paramètres de confidentialité personnels.
Des informations complémentaires : https://support.google.com/docs/answer/7378739

Droits_Activité.png

Pour information, l’accès au tableau de bord des activités n’est disponible uniquement que pour les éditions G Suite Business, Enterprise, Education et Nonprofit.

Il ne tient qu’à vous d’être plus Collaboratif 😉

Have Fun !

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ASTUCE : Gérer des échelles différentes dans vos graphiques sous Google SHEETS

Il arrive parfois que l’on affiche sur un même graphique des données qui, certes font référence à un même sujet, mais qui n’ont aucun lien et surtout des proportions complètement différentes.

Comment améliorer la lisibilité du graphique ?

Tout simplement en affichant de chaque côté du graphique les échelles respectives.

Video_Echelles

Prenons un exemple qui n’a d’autre intérêt que la compréhension de cette astuce 😉

  • Pour chaque mois de l’année
  • Nous disposons d’un nombre d’heures et d’utilisateurs.

Astuce_Donnees

Voici le résultat attendu : Un même graphique, 2 échelles différentes.

Graph_2_Echelles

Manipulation :

  • Clic droit sur le Graphique
  • Sélectionner le menu « Série » puis une de vos séries (Exemple : Heures)
  • Changer la position de l’axe : « Gauche »

Axe

  • Vous disposez désormais de deux échelles distinctes ce qui facilite la lecture des valeurs (Plus besoin d’afficher les valeurs comme je l’ai fait sur l’exemple)

Have Fun !

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NOUVEAUTE : Les sauts de page sous Google Sheets

Décidemment, ces derniers jours les nouveautés sous Google Sheets se suivent et ne se ressemblent pas… Et c’est tant mieux pour le plus grand bonheur des utilisateurs.

Même si la tendance actuelle est de moins imprimer que par le passé, il est vrai que la mise en page des éditions sous Sheets était très sommaire.

Il est désormais possible de définir des sauts de page au sein des fichiers Google Sheets.

Saut_de_Page.gif

Détaillons ci-dessous cette nouvelle fonctionnalité

– Ouvrez un document Sheets
– Sélectionner le Menu « Fichier » / « Imprimer » (CTRL+P)
– Activer la personnalisation des sauts de page si elle est désactivée puis cliquer sur « MODIFIER »

Saut_de_Page.png

– Votre document est présenté à l’écran entouré de TRAITS BLEUS

Exemple_Saut.png
– Déplacer à l’aide de la souris ces traits afin de modifier les sauts de page
– Cliquer sur « Confirmer les sauts de page » (afin de les enregistrer)

Confirmer.png
– Cliquer sur « ANNULER » pour revenir à votre document ou sur « SUIVANT » pour lancer l’impression

Annuler_Suivant.png

A noter que les sauts de page sont mémorisés afin que votre document s’imprime à chaque fois tel que vous l’aviez décidé.

 

Je profite de cet article pour vous rappeler les autres options liées à la mise en page de vos impressions sous Sheets :

– Définition de la zone d’impression

Zone_Imp

– Format du Papier

Format_1.png

Format_2.png

– Orientation de la page

Orientation.png

– L’Echelle (Qui sera modifié en fonction des sauts de page définis)

Echelle.png

– Les marges

Marge.png

– La mise en forme

MiseEnForme.png

– Les entêtes et les pieds de page

Entete_Pied.png

A noter : vous pouvez personnaliser vos propres libellés en cliquant sur « MODIFIER LES CHAMPS »

Entete_Pied_2.png

– Les entêtes de ligne et de colonne

Ligne_Colonne.png

La mise en forme des impressions n’a désormais plus de secret pour vous.

A vous de jouer 😉

Have fun !

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NOUVEAUTE : Cases à cocher sous Google Sheets

Il est désormais possible d’utiliser des CASES A COCHER au sein des cellules de Google Sheets.

Comment faire ?

Cases a cocher

  • Ouvrez un document Sheets
  • Sélection la ou les cellules concernées par l’insertion de cases à cocher
  • Menu « Insertion » / « Case à cocher »

Case a cocher

Have fun !

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NOUVEAUTE : Grouper vos Lignes ou Colonnes sous Google Sheets

Il est désormais possible de Grouper des lignes et/ou des colonnes sous Google Sheets.

A noter que vous ne pouviez actuellement que masquer des lignes ou des colonnes : ce qui ne correspond pas exactement au même cas d’usage !

Grouper LC

Grouper des lignes

  • Sélectionner les lignes à regrouper
  • Clic droit « Regrouper les lignes X-Y »
  • Un signe « – » (Moins) apparaît à gauche du tableau

Lignes

Grouper des colonnes

  • Sélectionner les colonnes à regrouper
  • Clic droit « Regrouper les colonnes X-Y »
  • Un signe « – » (Moins) apparaît au dessus du tableau

Colonnes

Pour dégrouper vos lignes ou colonnes, réalisez la même manipulation mais en sélectionnant cette fois l’option « Dégrouper les … »

Have fun !

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Les tableaux croisés dynamiques sous Google Sheets – Nouveauté majeure

Vous êtes nombreux à utiliser régulièrement les tableaux croisés dynamiques afin de synthétiser, analyser, explorer et mettre en valeur vos données sous plusieurs angles.

Cette fonctionnalité est incontournable dans votre métier.

Si je me réfère à mes interventions en clientèle, pour de nombreux utilisateurs, il s’agissait d’un élément crucial de comparaison avec Microsoft Excel.

Aujourd’hui, vous n’avez plus d’excuses pour ne pas migrer sous Google Suite : Google vient de mettre à jour cette fonctionnalité.

Vous pouvez désormais explorer vos données en double cliquant sur un résultat agrégé

TCD

  • Ouvrez un document Google Sheets
  • Saisissez quelques données (1)
  • Construisez un tableau croisé dynamique (2)
  • Double Cliquez sur un résultat agrégé
  • Un nouvel onglet s’ouvre contenant les données ayant permis d’obtenir ce résultat (3)

Have Fun !

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